PRIVACYVERKLARING - ADOPTAI
Laatste update: 01-01-2026
1. INLEIDING
1.1 Over deze privacyverklaring
AdoptAI hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan uw privacy. In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u:
•Onze website bezoekt (www.adoptai.be);
•Gebruik maakt van onze diensten;
•Contact met ons opneemt;
•Een zakelijke relatie met ons aangaat.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door AdoptAI in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
1.2 Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
AdoptAI
Maatschappelijke zetel: Dr. Willem Meersstraat 19, B-3730 Bilzen-Hoeselt
Ondernemingsnummer: BE1024.331.381
E-mail: info@adoptai.be
Website: www.adoptai.be
1.3 Toepasselijke wetgeving
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met:
•De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG" of "GDPR");
•De Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
•Alle overige toepasselijke privacywetgeving.
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?
2.1 Categorieën van persoonsgegevens
Afhankelijk van uw relatie met AdoptAI kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
A. Identificatiegegevens
•Naam en voornaam
•Functietitel
•Bedrijfsnaam
•Adres (zakelijk en/of privé)
B. Contactgegevens
•E-mailadres
•Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
•LinkedIn-profiel of andere sociale media
C. Professionele gegevens
•Bedrijfsinformatie (ondernemingsnummer, sector, grootte)
•Functie en verantwoordelijkheden
•Professionele interesses en behoeften
D. Financiële en transactiegegevens
•Facturatiegegevens
•Bankrekeningnummer (voor betalingen)
•Betalingshistoriek
•BTW-nummer
E. Technische gegevens (bij websitebezoek)
•IP-adres
•Browsertype en -versie
•Besturingssysteem
•Apparaattype
•Verwijzende website
•Pagina's bezocht en klikgedrag
•Datum en tijdstip van bezoek
•Cookiegegevens
F. Communicatiegegevens
•Inhoud van e-mails en berichten
•Notities van telefoongesprekken
•Correspondentiehistoriek
•Feedbackformulieren
G. Gebruiksgegevens (bij gebruik van onze diensten)
•Logingegevens (gebruikersnaam, wachtwoord in gehashte vorm)
•Gebruiksstatistieken
•Voorkeuren en instellingen
2.2 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
AdoptAI verzamelt in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid, biometrische gegevens of strafrechtelijke gegevens).
Indien dit in uitzonderlijke gevallen toch noodzakelijk zou zijn, zullen wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen of ons baseren op een andere wettelijke grondslag.
2.3 Gegevens van minderjarigen
Onze diensten zijn gericht op ondernemingen en professionals. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar). Indien wij vaststellen dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, zullen wij deze onverwijld verwijderen.
3. HOE VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
3.1 Rechtstreeks van u
Wij verzamelen persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt wanneer u:
•Een contactformulier invult op onze website;
•Een offerte of informatie aanvraagt;
•Een overeenkomst met ons aangaat;
•Communiceert via e-mail, telefoon of andere kanalen;
•Deelneemt aan evenementen, webinars of trainingen;
•Zich inschrijft voor onze nieuwsbrief;
•Solliciteert naar een functie bij AdoptAI;
•Uw visitekaartje aan ons overhandigt.
3.2 Automatisch verzameld
Bij het bezoeken van onze website verzamelen wij automatisch bepaalde technische gegevens via:
•Cookies en vergelijkbare technologieën (zie artikel 10);
•Serverlogbestanden (IP-adres, browsergegevens, etc.);
•Analysetools (zoals Google Analytics).
3.3 Van derden
In beperkte gevallen kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van derden, zoals:
•Uw werkgever of collega's: wanneer zij u aanmelden als contactpersoon of eindgebruiker;
•Zakelijke partners: in het kader van doorverwijzingen;
•Openbare bronnen: zoals het Belgisch Staatsblad, KBO, LinkedIn (publiek beschikbare informatie);
•Leveranciers: zoals LegalFly, in het kader van de dienstverlening.
4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?
4.1 Overzicht van doeleinden en rechtsgronden
DoeleindeRechtsgrond (AVG)
Uitvoering van overeenkomsten: levering van diensten, abonnementen, implementatie, supportArtikel 6.1.b – Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
Offertebeheer: opstellen en opvolgen van offertesArtikel 6.1.b – Precontractuele maatregelen
Klantenbeheer: beheer van klantenrelaties, communicatie, facturatieArtikel 6.1.b – Uitvoering overeenkomst
Financiële administratie: facturatie, boekhouding, betalingsopvolgingArtikel 6.1.c – Wettelijke verplichting
Wettelijke verplichtingen: fiscale verplichtingen, boekhoudwetgeving, anti-witwaswetgevingArtikel 6.1.c – Wettelijke verplichting
Direct marketing: nieuwsbrieven, promoties, informatie over dienstenArtikel 6.1.a – Toestemming of Artikel 6.1.f – Gerechtvaardigd belang
Websiteanalyse: verbetering van website, gebruikerservaringArtikel 6.1.a – Toestemming (cookies) of Artikel 6.1.f – Gerechtvaardigd belang
Beveiliging: bescherming van onze systemen, fraudepreventieArtikel 6.1.f – Gerechtvaardigd belang
Geschillenbeheer: juridische procedures, verdediging van rechtenArtikel 6.1.f – Gerechtvaardigd belang
Werving en selectie: verwerking van sollicitatiesArtikel 6.1.b – Precontractuele maatregelen of Artikel 6.1.a – Toestemming
4.2 Gerechtvaardigde belangen
Wanneer wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG), hebben wij een belangenafweging gemaakt waarbij wij rekening houden met:
•De noodzakelijkheid van de verwerking voor onze bedrijfsvoering;
•De redelijke verwachtingen van de betrokkene;
•De impact op de privacy van de betrokkene;
•De passende waarborgen die wij hebben getroffen.
Onze gerechtvaardigde belangen omvatten onder meer:
•Het onderhouden van zakelijke relaties;
•Het verbeteren van onze dienstverlening;
•Het beschermen van onze systemen en gegevens;
•Het uitoefenen of verdedigen van onze rechten.
4.3 Geen geautomatiseerde besluitvorming
AdoptAI neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) die rechtsgevolgen hebben voor u of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.
5. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
5.1 Categorieën van ontvangers
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
A. Verwerkers (dienstverleners)
Wij schakelen verwerkers in die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG. Het betreft onder meer:
•IT-dienstverleners: hosting, cloudopslag, softwareleveranciers;
•LegalFly: als leverancier van de LegalFly Solution (zie artikel 5.2);
•Betalingsdienstverleners: voor de verwerking van betalingen;
•E-mailmarketingplatforms: voor het verzenden van nieuwsbrieven;
•Analysetools: voor websiteanalyse (zoals Google);
•Boekhouders en accountants: voor financiële administratie.
B. Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken
In bepaalde gevallen delen wij gegevens met partijen die zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn:
•Overheidsinstanties: indien wettelijk verplicht (fiscus, sociale zekerheid, etc.);
•Juridische adviseurs: in het kader van geschillen;
•Verzekeraars: voor de afhandeling van claims.
C. Binnen uw organisatie
Indien u als contactpersoon optreedt voor een onderneming, kunnen wij uw gegevens delen met andere contactpersonen binnen uw organisatie.
5.2 Specifieke vermelding: LegalFly
AdoptAI is erkend reseller van de LegalFly Solution. In dit kader:
•Kunnen wij uw contactgegevens delen met LegalFly voor de activatie van accounts en de levering van de dienst;
•Is LegalFly voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke;
•Verwijzen wij naar de privacyverklaring van LegalFly voor informatie over hun verwerkingen: [https://www.legalfly.com/privacy].
5.3 Doorgifte buiten de EER
Sommige van onze verwerkers of sub-verwerkers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:
•Adequaatheidsbesluit: doorgifte naar landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen;
•Standaardcontractbepalingen (SCC): de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen;
•Bindende bedrijfsvoorschriften (BCR): indien van toepassing;
•Aanvullende maatregelen: waar nodig technische en organisatorische maatregelen.
U kunt ons contacteren voor meer informatie over de specifieke waarborgen die van toepassing zijn.
5.4 Geen verkoop van gegevens
AdoptAI verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden.
6. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?
6.1 Algemeen principe
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.
6.2 Specifieke bewaartermijnen
Categorie gegevensBewaartermijn
KlantgegevensGedurende de klantrelatie + 10 jaar na einde (wettelijke bewaarplicht boekhoudstukken)
Offertegegevens (niet aanvaard)2 jaar na offertedatum
Facturatiegegevens10 jaar (wettelijke verplichting)
Contracten en overeenkomsten10 jaar na einde overeenkomst
Correspondentie (zakelijk)5 jaar na laatste contact
NieuwsbriefabonneesTot intrekking toestemming + 1 jaar voor administratie
Sollicitatiegegevens2 jaar na afronding procedure (met toestemming) of onmiddellijke verwijdering (zonder toestemming)
WebsitelogbestandenMaximaal 12 maanden
CookiegegevensZie cookiebeleid (artikel 10)
6.3 Criteria voor bewaartermijnen
Bij het bepalen van bewaartermijnen houden wij rekening met:
•Wettelijke verplichtingen (fiscaal, boekhoudkundig, arbeidsrecht);
•Verjaringstermijnen voor juridische vorderingen;
•De noodzakelijkheid voor onze bedrijfsvoering;
•Uw redelijke verwachtingen;
•De gevoeligheid van de gegevens.
6.4 Na afloop bewaartermijn
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens:
•Veilig verwijderd; of
•Geanonimiseerd (zodat zij niet meer tot u herleidbaar zijn).
7. HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?
7.1 Technische maatregelen
Wij treffen passende technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging, waaronder:
•Encryptie: versleuteling van gegevens tijdens overdracht (SSL/TLS) en opslag;
•Toegangscontrole: beperkte toegang op basis van need-to-know;
•Sterke authenticatie: complexe wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
•Firewalls en antivirussoftware: bescherming tegen externe bedreigingen;
•Back-ups: regelmatige back-ups van gegevens;
•Updates: tijdige installatie van beveiligingsupdates.
7.2 Organisatorische maatregelen
•Bewustmaking: opleiding van medewerkers over gegevensbescherming;
•Vertrouwelijkheid: geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers;
•Toegangsbeleid: procedures voor toekenning en intrekking van toegangsrechten;
•Leveranciersbeheer: zorgvuldige selectie van verwerkers en contractuele waarborgen;
•Incidentbeheer: procedures voor detectie en afhandeling van datalekken.
7.3 Datalekken
Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet (datalek), zullen wij:
•De inbreuk documenteren
•Waar vereist, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) informeren binnen 72 uur;
•U informeren indien de inbreuk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt.
8. WAT ZIJN UW RECHTEN?
8.1 Overzicht van uw rechten
Op grond van de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
RechtOmschrijving
Recht op informatieU heeft recht op duidelijke informatie over de verwerking van uw gegevens (deze privacyverklaring).
Recht op inzageU kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Recht op rectificatieU kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren of aan te vullen.
Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")U kunt in bepaalde gevallen vragen om uw gegevens te verwijderen.
Recht op beperking van verwerkingU kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken (bijv. tijdens controle van juistheid).
Recht op overdraagbaarheidU kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaarU kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
Recht om toestemming in te trekkenIndien verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken (zonder terugwerkende kracht).
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvormingU heeft recht op menselijke tussenkomst bij besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking.
8.2 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
8.2.1 U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via:
•E-mail: info@adoptai.be
•Post: AdoptAI, Dr. Willem Meersstraat 19, B-3730 Bilzen-Hoeselt, t.a.v. Privacy
8.2.2 Uw verzoek dient te bevatten:
•Uw naam en contactgegevens;
•Een duidelijke omschrijving van uw verzoek;
•Een kopie van uw identiteitsbewijs (ter verificatie van uw identiteit).
8.2.3 Wij reageren op uw verzoek binnen één (1) maand. Deze termijn kan met twee (2) maanden worden verlengd indien nodig, gelet op de complexiteit of het aantal verzoeken. Wij informeren u in dat geval.
8.3 Beperkingen
In bepaalde gevallen kunnen wij uw verzoek (gedeeltelijk) weigeren, bijvoorbeeld:
•Indien wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren;
•Indien de gegevens noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen;
•Indien uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is;
•Indien inwilliging de rechten en vrijheden van anderen zou aantasten.
Wij zullen een eventuele weigering altijd motiveren.
8.4 Kosten
De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken (met name bij herhaling) kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of weigeren aan het verzoek te voldoen.
8.5 Recht om klacht in te dienen
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u:
1.Contact opnemen met ons – Wij proberen graag eerst samen tot een oplossing te komen.
2.Klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. DIRECT MARKETING
9.1 Nieuwsbrief en commerciële communicatie
9.1.1 Wij kunnen u per e-mail informeren over onze diensten, producten, evenementen en andere nieuwtjes, indien:
•U hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven; of
•U een bestaande klant bent en de communicatie betrekking heeft op gelijkaardige producten of diensten (soft opt-in), conform artikel XII.13 van het Wetboek van Economisch Recht.
9.1.2 Elke commerciële e-mail bevat een duidelijke mogelijkheid om u uit te schrijven (opt-out). Na uitschrijving ontvangt u geen commerciële communicatie meer, behoudens essentiële dienstgerelateerde mededelingen.
9.2 Recht van bezwaar
U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing door:
•Te klikken op de uitschrijflink in onze e-mails;
•Ons te contacteren via info@adoptai.be;
•Uw voorkeuren aan te passen in uw accountinstellingen (indien beschikbaar).
10. COOKIES EN VERGELIJKBARE TECHNOLOGIEËN
10.1 Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt. Zij helpen ons om de website te laten functioneren, de gebruikerservaring te verbeteren en inzicht te krijgen in het websitegebruik.
10.2 Soorten cookies die wij gebruiken
A. Strikt noodzakelijke cookies
•Doel: Essentieel voor de werking van de website (bijv. sessiebeheer, beveiligingscookies).
•Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (geen toestemming vereist).
•Bewaartermijn: Sessiecookies (worden verwijderd bij sluiten browser) of maximaal 12 maanden.
B. Functionele cookies
•Doel: Onthouden van uw voorkeuren (bijv. taalinstelling).
•Rechtsgrond: Toestemming.
•Bewaartermijn: Maximaal 12 maanden.
C. Analytische cookies
•Doel: Inzicht in websitegebruik, verbetering van de website.
•Voorbeelden: Google Analytics.
•Rechtsgrond: Toestemming.
•Bewaartermijn: Maximaal 26 maanden.
D. Marketing-/trackingcookies
•Doel: Gepersonaliseerde advertenties, meting van advertentie-effectiviteit.
•Voorbeelden: LinkedIn Insight Tag, Facebook Pixel (indien van toepassing).
•Rechtsgrond: Toestemming.
•Bewaartermijn: Maximaal 24 maanden.
10.3 Cookiebanner en toestemmingsbeheer
Bij uw eerste bezoek aan onze website toont zich een cookiebanner waarmee u:
•Alle cookies kunt accepteren;
•Alleen strikt noodzakelijke cookies kunt accepteren;
•Uw voorkeuren per categorie kunt instellen.
U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen via de cookiebanner of de instellingen in uw browser.
10.4 Cookies van derden
Onze website kan cookies bevatten van derde partijen (zoals Google, LinkedIn). Wij verwijzen naar de privacyverklaringen van deze partijen voor informatie over hun cookiegebruik:
•Google Analytics: https://policies.google.com/privacy
•LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
•[Andere diensten indien van toepassing]
10.5 Browserinstellingen
U kunt cookies ook beheren via de instellingen van uw browser. Let op: het blokkeren van cookies kan de functionaliteit van onze website beperken.
•Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
•Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-verwijderen
•Safari: https://support.apple.com/nl-be/guide/safari/sfri11471
•Edge: https://support.microsoft.com/nl-nl/microsoft-edge
11. SPECIFIEKE VERWERKINGEN
11.1 Gebruik van AI-tools
11.1.1 AdoptAI biedt AI-gebaseerde diensten aan, waaronder de LegalFly Solution. Wanneer u deze diensten gebruikt:
•Kunnen de door u ingevoerde gegevens (documenten, teksten, etc.) worden verwerkt door AI-systemen;
•Worden Klantgegevens niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen zonder uw uitdrukkelijke toestemming;
•Kunnen geaggregeerde, geanonimiseerde gebruiksgegevens worden gebruikt voor verbetering van de diensten.
11.1.2 Wij wijzen u erop dat AI-output fouten kan bevatten en niet als professioneel advies mag worden beschouwd. U bent verantwoordelijk voor de verificatie van alle AI-gegenereerde informatie.
11.2 Sollicitanten
11.2.1 Indien u solliciteert bij AdoptAI, verwerken wij:
•Uw CV en motivatiebrief;
•Contactgegevens;
•Referenties (met uw toestemming);
•Eventuele assessmentresultaten.
11.2.2 Wij bewaren sollicitatiegegevens:
•Gedurende de sollicitatieprocedure;
•Na afwijzing: maximaal 2 jaar indien u toestemming geeft voor opname in onze talentenpool, anders onmiddellijke verwijdering.
11.3 Zakelijke evenementen
Indien u deelneemt aan door AdoptAI georganiseerde evenementen, webinars of trainingen:
•Verwerken wij uw registratiegegevens voor organisatorische doeleinden;
•Kunnen foto's of video's worden gemaakt (met voorafgaande kennisgeving en mogelijkheid tot bezwaar);
•Kunnen deelnemerslijsten worden gedeeld met andere deelnemers (alleen indien u hiervoor toestemming geeft).
12. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING
12.1 Updates
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen om wijzigingen in onze praktijken of wettelijke vereisten weer te geven.
12.2 Kennisgeving
12.2.1 Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via:
•Een bericht op onze website;
•E-mail (indien wij over uw e-mailadres beschikken);
•Een melding bij uw volgende login (indien van toepassing).
12.2.2 De datum van de laatste update is vermeld bovenaan deze privacyverklaring.
12.3 Raadpleging
Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe wij uw gegevens beschermen.
13. CONTACT
Heeft u vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:
AdoptAI
Dr. Willem Meersstraat 19, B-3730 Bilzen-Hoeselt
E-mail: info@adoptai.be
Wij helpen u graag verder.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 01-01-2026